Comment relancer une facture impayée ?
Lorsqu’on dirige une entreprise, il y a forcément un moment où il faut relancer un client qui n’a pas payé sa facture dans les délais impartis. Si l’exercice peut sembler désagréable de prime abord, il existe des moyens de simplifier ce processus de relance.
Envoyer une relance avant l’échéance de la facture
Pour éviter d’avoir à envoyer une relance à un client qui a oublié de payer dans les délais convenus, le plus simple est dans un premier temps d’envoyer systématiquement une relance de facture impayée avant l’échéance de celle-ci. Par exemple, si le délai de paiement convenu est de 30 jours, l’envoi de la relance peut se faire 5 à 10 jours avant l’échéance. Si le délai de paiement convenu est de 60 jours, l’envoi de la relance peut alors se faire 15 à 20 jours avant l’échéance.
Cela permet de faire un rappel aux clients et peut également déclencher un paiement avant échéance, ce qui a l’avantage de diminuer le DSO de l’entreprise et d’augmenter sa trésorerie disponible.
Proposer plusieurs moyens de paiement
Lors de l’envoi de la première facture puis de la relance avant l’échéance, il est utile de proposer aux clients plusieurs moyens de paiement. En effet, il peut être parfois plus simple pour eux de régler par virement, par carte bancaire, par prélèvement SEPA, ou encore par paiement en ligne. Il vaut mieux réserver le paiement par chèque aux clients de confiance, pour éviter de se retrouver avec un chèque sans provision.
Contacter directement le client
Si malgré une première relance avant échéance, le paiement n’a pas abouti dans le délai convenu, il peut être utile de contacter directement le client pour s’enquérir de la raison du non paiement. Selon les préférences de communication du client, ce premier contact peut être par mail, par téléphone ou en personne. Le plus simple est de demander simplement s’il y a eu un souci technique empêchant le paiement, et de proposer une nouvelle date de règlement.
Proposer d’échelonner le paiement
Si le client est de bonne foi mais a, par exemple, des problèmes de trésorerie, il est possible de proposer d’échelonner le paiement, à l’aide d’un rétroplanning. Ainsi, le client a la possibilité de régler plus facilement par plus petites sommes et vous gardez une visibilité sur le règlement total de la vente ou de la prestation.
Utiliser un logiciel de facturation
L’envoi et la relance de factures peut vite devenir chronophage, et demande une attention rigoureuse. En utilisant un logiciel de facturation, vous automatisez les envois, vous pouvez programmer les relances avant l’échéance, et vous pouvez également personnaliser chaque facture et chaque relance. C’est donc un outil précieux pour toute gestion comptable.
Compléter avec un logiciel de recouvrement
Il peut être très utile de compléter votre logiciel de facturation avec un logiciel de recouvrement de créances. En effet, ce dernier peut également s’occuper de la relance des factures, mais il peut surtout vous proposer des scénarios de gestion de litige en cas de créances douteuses. Ces scénarios ont pour but de vous aider à gérer ces situations compliquées face à un client qui ne paye pas. Ce logiciel est ainsi un atout intéressant qui s’intégrera facilement au logiciel de facturation.
Faire appel à une société de recouvrement
Si au bout de trois relances, votre client s’obstine dans son refus de payer, il faudra alors contacter une société de recouvrement. Celle-ci prendra entièrement en charge le dossier de créance douteuse et se mettra en relation avec le client. Celui-ci devra alors choisir entre un recouvrement à l’amiable ou un recouvrement par voie judiciaire.
Souscrire à une assurance-crédit
Si vous ne souhaitez pas faire appel à une société de recouvrement, vous pouvez choisir de souscrire à une assurance-crédit. La mission de cette dernière est de pallier au défaut de paiement de vos clients, en réglant à leur place les factures impayées, en échange d’une prime d’assurance pouvant aller jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires cédé.