Comment effectuer le suivi de facturation ?

Effectuer un suivi de facturation rigoureux est essentiel à la bonne santé financière d’une entreprise. Si le suivi de la facturation peut débuter à l’aide d’un tableau excel lorsque l’entreprise n’a que quelques clients, il peut être utile de privilégier un logiciel de facturation quand la clientèle se développe, afin de pouvoir automatiser un certain nombre de tâches.

Qu’est-ce que le suivi de facturation ?

On parle de suivi de facturation pour tout ce qui concerne les factures émises et envoyées aux clients, et qui sont en attente de paiement. Il convient donc de vérifier si les factures ont été payées, en totalité ou en partie, de noter les encaissements, et de relancer les clients en cas de non paiement. Il est donc essentiel d’avoir un suivi de facturation à jour, afin de connaître le montant de la trésorerie disponible.

Utiliser un logiciel de facturation

Si vous avez plusieurs clients et que vous n’êtes pas à l’aise sur excel, un logiciel de facturation est recommandé. Il existe de nombreux types de logiciel, il convient avant tout de déterminer vos besoins et ceux de l’entreprise afin de choisir au mieux votre logiciel. Il existe également des logiciels gratuits si vous n’utilisez que des fonctionnalités simples.

  • Le nom de votre client ; 
  • l’intitulé du devis éventuel ; 
  • l’intitulé de votre facture ; 
  • le montant de votre facture ;
  • la date d’émission de votre facture ; 
  • les dates éventuelles de relance de votre facture ; 
  • l’encaissement ou non de votre facture ; 
  • la date d’encaissement de votre facture. 

Vous pouvez également ajouter une deuxième feuille intitulée “Partie Achats”, dans laquelle vous pouvez inclure les factures envoyées par vos fournisseurs et les achats effectués par l’entreprise, et que vous pouvez compléter de la même façon que le “Suivi des factures clients” : 

  • Le nom de votre fournisseur ; 
  • l’achat effectué ; 
  • la date d’achat ; 
  • l’intitulé de la facture du fournisseur ; 
  • le règlement ou non de la facture ; 
  • la date du règlement.  

Pour pouvoir consulter et modifier facilement votre suivi de facturation, il est intéressant d’utiliser un outil en ligne comme Google Doc, qui permet l’accès aux documents depuis un smartphone et un ordinateur où que vous soyez. Pensez bien à mettre à jour quotidiennement votre fichier. 

Vous avez également la possibilité d’utiliser excel pour la création de vos factures. Pensez bien à préciser les mentions obligatoires que sont : 

  • l’intitulé de votre facture ; 
  • les coordonnées de votre entreprise ; 
  • le numéro de SIREN et de SIRET de votre entreprise ;
  • les coordonnées de votre client ;
  • la date d’émission de votre facture ; 
  • le type de vente ou de prestation effectué ; 
  • votre numéro d’identification à la TVA ; 
  • le prix hors TVA, puis le prix avec TVA, avec le taux de TVA indiqué ;
  • le délai de paiement consenti ; 
  • le ou les moyens de règlement. 

Utiliser un tableau excel

Si vous venez de lancer votre entreprise et que vous n’avez encore que peu de clients, vous pouvez commencer le suivi de facturation avec un simple fichier excel. 

Il vous faut faire apparaître des éléments-clé pour vous repérer facilement dans le suivi de votre facturation, en ouvrant une première feuille que vous pouvez intituler “Suivi des factures clients” : 

    • Your customer’s name; 
    • the title of any quote; 
    • the title of your invoice; 
    • the amount of your invoice;
    • the date of issue of your invoice; 
    • the possible reminder dates for your invoice; 
    • whether or not your invoice has been collected; 
    • the date of collection of your invoice. 

    You can also add a second sheet called “Purchasing Part”, in which you can include the invoices sent by your suppliers and the purchases made by the company, and which you can complete in the same way as the “Customer invoice follow-up” : 

    • The name of your supplier; 
    • the purchase made; 
    • the date of purchase; 
    • the name of the supplier’s invoice; 
    • whether or not the invoice has been paid; 
    • the date of settlement.  

    To be able to easily consult and modify your billing follow-up, it is interesting to use an online tool like Google Doc, which allows access to documents from a smartphone and a computer wherever you are. Remember to update your file daily. 

    You also have the option of using excel to create your invoices. Remember to specify the mandatory information that are: 

    • the title of your invoice; 
    • your company details; 
    • your company’s SIREN and SIRET number;
    • your customer’s contact details;
    • the date of issue of your invoice; 
    • the type of sale or service carried out; 
    • your VAT identification number; 
    • the price excluding VAT, then the price including VAT, with the VAT rate indicated;
    • the agreed payment term; 
    • the means or means of payment.